ネットの世界からこんにちは。むぎです。
GWが終わり、仕事に打ち込んでいる今日この頃です。
みなさんはどれくらい仕事で「残業」をする機会がありますでしょうかか。
業種や食書、繁忙期・閑散期などの時期によって左右されたり、役職就きの方の中には勤務時間という枠組みが機能していないこともあるかと思います。筆者もエンジニアとして勤務しているとプロジェクトの状況によって、余裕を持って取り組めるときもあれば、夜遅くまで勤務することもありました。
そんな状況を経験する中で、ふと、なぜ残業しているんだろうということを疑問に思うことがありました。
なぜ残業するのか、なぜ残業することが当たり前の感覚として受け入れられているのか、ということを考え始めると、あらゆる原因が考えられ非常に根深く難しい問題だと感じています。
そこで本日は「残業」に対する筆者の考えをご紹介させていただければと思います。
もし残業をすることが常習化していたり、残業に前向きじゃないけれど会社の雰囲気で仕方なくしているという方は、本記事を読むことで少しでも気持ちの負担を減らすことができれば嬉しく思います。
なぜ残業するのか
まず前提として、残業という行為自体は「必要でなければ無理にしなくてよい」行為だと筆者は認識しています。仕事をする場合には、『就業規則』によりあらかじめ勤務時間が定められていると思いますので、この決められた時間内を仕事に従事することで、期待される成果を出すということが求められています。
もし残業をする必要があるということは「何らかの理由があって決められた時間内に仕事が完遂できない」という状況になっているということです。
時間内に仕事が完遂できない具体的な理由の例として、以下のようなことが考えられます。
- 単純に仕事量が多い
- 業務が一部の人に偏っている
- 勤務時間外にもあらかじめ予定が入っていて対応しないといけない
- 担当者の仕事効率が悪い
こういった状況において、はみ出した作業を完遂するために勤務時間外にも作業をすることになり「残業をする」ということになります。
残業をする理由については上記で理解することができました。
では次に、これらの理由があったときに「残業をしなければいけないのか」ということを考えてみます。
この問いに対しての結論は、「ケースバイケース」ということになるかと思います。
例えば一例として以下のケースを考えてみます。
- 「担当者は勤務時間内に作業を完遂しているが、定時間近に自社サービスに不具合が発生したりクライアントから緊急で対応して欲しいという依頼が来た」
このケースの場合には、「残業して対応する必要がある」と感じる人が多いのではないかと思います。なぜでしょうか。いくつか理由はあると思いますが、一番大きいのは「対応しないことによってお客様に不利益が生じ、自社の経営に大きな影響を与える可能性がある」ということだと考えられます。
では、別の例として以下はどうでしょうか。
- 「3日後の社内ミーティングで使用する資料の作成を定時間際に依頼された」
このケースでは、資料のボリュームにもよりますが期限まである程度時間的余裕があるので、その日に残業して対応する必要はないと感じる方も多いのではないでしょうか。
上記の2ケースを踏まえて考えると、残業をするか必要があるかどうかの判断において重要なことは「自社の経営やクライアントへの影響など、業務上の理由により対応が必要かどうか」ということになります。言い換えると、「個々人の気持ちや職場の雰囲気に必要かどうかが決まるのではない」ということです。
ですので、一つ筆者の意見を述べさせてください。
もし会社や職場で「残業する必要がないのに場の雰囲気に合わせて残業する」、「残業しているメンバーが多いので先に帰宅しようとするメンバーを引き止める」といったことはやめましょう。
残業するかどうかはそれぞれの業務内容や担当している業務量によって異なります。なので、だれかが残業しているからといって他の人がそれに合わせる必要はありません。
反論としては、「日本の働き方はメンバーシップ型で『個人の業務内容』が明確に線引きされていないのだから、他のメンバーが作業していたら『協力』を申し出るべき」という意見があるかと思います。
たしかにこういった考え方は間違ってはないと思います。OJTなど先輩としていろいろ教えてもらったことに対する感謝として協力する姿勢というには非常に大切だあり、人間関係を築くことにつながります。ただ、そういった行いは「暗黙の上で要求されることではない」ということは認識しておく必要があると思います。
新入社員がわからないことがあったときに「すいません、こちらわからないので教えていただきたいのですが…」といった感じで質問するのと同様に、先輩社員も「帰るところごめん、ちょっと急ぎの作業があるんだけどちょっと力を貸してもらえないかな」などの提案型の姿勢で接するのがよいと筆者は思います。
これによりメンバーシップ型でも、「だれが残業対応する必要があるのか」ということの共通認識を形成することができます。また頼まれていない人は気にせず帰宅することもできますし、余裕がある人は自ら協力することを申し出ることもでき、全員をwin-winの関係にすることができます。
話が長くなりましたが、職場で残業をする場合には業務上必要であるかどうかということを担当者全員が意識しコミュニケーションをとって対応していくことでより良い就労環境を作っていきましょう。
残業をしないようにするためにできること
前章では残業する理由とその意味について考えました。
ここからは、残業をしないために個人およびチームで実施できる対策について考えていきたいと思います。
どうしても残業が必要なとき以外には残業をせず、できるだけ多くの人がストレスなく快適に働いていける環境をつくるために、自分が努力することで解消できることに取り組んでいきましょう。
残業をしないために、①リソースと②知識/技術の二つの切り口で対策を考えてみます。
リソース面での対策
まずリソースの課題です。これは業務をするにあたり、業務量に対して、人的リソースや時間、作業端末の不足などの状況を指します。
具体的な問題としては以下のようなことが考えられます。
- 仕事ができる人（作業効率が良い、パフォーマンスが高い人）の業務量が多い
- 社員の人数が少ないにも関わらず、業務量が多い
- 打ち合わせや社内作業が多く時間を取られてしまい、メインの業務にさける時間が少ない
- PCや作業端末の性能が低く、作業をスムーズに進めることができない
こういった問題に対しては、担当者個人で対応するのではなく、上司や部門といったより影響力のある方を混じえて対応していく必要があります。
担当者個人がどれだけテクニカルに立ち回りをしたとしても、生産性を二倍にすることは難しいです。なので、リソースを増やすことのできる権限に持っている人に適切にアプローチを行うことでリソースを増やしたり、業務量を減らすといった対策をとるのが望ましいと思います。
もし自分が担当者であれば、上司に人を増やせないか進言したり、面倒な作業を省いたり自動化したりすることができます。
自分が上司であれば、自分の持っている権限で対応できるのか、対応するとしたらどれくらいの**ROI（Return On Investment）**があるのかということを考慮して対策をとることができます。
必要に応じて、より上位の権限を持つ人にアプローチしていくことで、個人ではなく会社として対応すべき課題であるということを認識してもらえるように動きましょう。
知識/技術での対策
次に個人レベルでできることとして、知識/技術を見につけて効率的に仕事を完了させるということが挙げられます。
まず知識面でいうと、業務領域に関わる幅広い知識を身につけるとよいと思います。
どのような仕事において、業界や業務固有の知識というものがあると思います。金融領域であれば経済や税務に関する知識、建築領域であれば設計や構造に関する知識が必要になります。こういった業界特有の知識を身につけ、活用することで短時間で仕事をこなせるようになることができます。
技術面では、業務内での実践に加えて、空いている時間で自分なりに実践してみることでさらに技術を伸ばしていくことができます。筆者が働いているエンジニア界隈で言えば、土日でもプログラミングで自主的にプロダクトを作っている人が多い傾向にあります。
もしいまの仕事に前向きに取り組めるのであれば、休日など業務以外の時間も使って技術を伸ばしていきましょう。
上記以外にもビジネスのおける細かいテクニックは山ほどあります。以下に筆者がよくやるテクニックを記載させていただきます。これまで本ブログで掲載してきた内容を含め、今後もこういったテクニックは継続的に発信していきますのでチェックしていただければと思います。
- 仕事を早く片付けるテクニック
- マルチタスクはやめて、シングルタスクに取り組む
- 無駄な作業やミーティングには参加しない
- 朝のうちに難しい作業を終えておく
- キーボードショートカットを使いこなす
- 外部ディスプレイを活用する
いかがでしたでしょうか。残業をしないようにするためには、個人レベルで取り組めることと組織として取り組んだほうがよいことがあります。
課題を発見した際にはどのレベルで対応するのが一番効果的かということとどのように対応するかということを考慮した上でひとりでも多くの人が働きやすい環境を作っていければと思います。
おわりに
本日は残業することの意味や残業をなくすためにできる対策について考えてきました.
一部、筆者の意見を全面に出してしまいすいません。
筆者個人の感想で言えば、仕事をすることが好きなので残業することもあまり苦ではありません。
ただ多くの人が同じ感覚ではないと思います。仕事をしたい人は無理しすぎないように働く、あrまり積極的ではない人はできるだけネガティブなイメージをできるだけ取り払いストレスなく働けるようになればと思います。
それではまた次回の記事でお会いしましょう。
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