ネットの世界からこんにちは。むぎです。
GWも終盤に差し掛かかりますが、いかがお過ごしでしょうか。
一ヶ月前に2023年度が始まり、多くの新卒社員が入社し、GW明けから配属を迎える会社もあるかと思います。
裏を返すと、既存社員の方は新卒社員の受け入れや配属後のプロジェクトやタスクについて、気を配る必要がありますよね。
筆者自身も、それなりに社会人経験を重ねてきており、いよいよ中堅社員としてより多くの仕事を任されるようになってきました。
一方、自身の成長を生み出すためには、慣れている仕事ではなくより難易度の高いタスクに取り組んでいく必要があります。
そこで本日は、組織で仕事をする上で必要な「タスクの委譲」について触れたいと思います。
自分がやるべきではないタスクは他者に委譲する
最初に結論からお伝えします。
仕事で継続的な成長を実現するためには、自分でなくてもできる仕事は他の人に任せることが大切
です。
会社の中で年次を重ねたり、役職についたりすると必然的にやるべきタスクが増えたり、裁量が増えることが多いです。
これは言い換えると、自分に求められている役割や機能が変わったということです。
例として、チームメンバーとして作業していた人がチームリーダーになった場合には、自身で作業するのではなくメンバーの作業をまとめ、管理、サポートが求めれるということです。
こういった状況になった場合、意識しなければならないことがあります。
それは、
これまで自分が行っていたタスクについても、メンバーや他者に任せる必要があるということです。
そうしないと、
自身が行うべきタスクだけが増えてしまい、作業の遅延やチームで仕事をする上でのボトルネックになってしまうためです。
とはいえ、この「タスクの委譲」ができずに、自分自身で全てをやろうと抱え込んでしまっている人が多いように感じます。
これは「他者にタスクを任せる」＝「自分が楽をする」といったような考え方を持っているからだと思います。
しかし、上記のような考え方は仕事を効率的に進めるという観点においては、あまり適切ではありません。
というのも、タスクというのは標準化されだれでもできるようになっていたほうが効率がよいからです。
あるタスクが特定の人にしかできない状態、いわゆる属人化した状態というのは非常にリスクの高い状況だと言い換えることができます。
このような状態では、タスクを並列化して進めることができなかったり、有識者の急な欠勤によって進捗がストップする可能性が高くなってしまいます。
そういった状況を避けるためにも、自分がやらなくてもいいタスクは別の人に任せてしまうほうがいいでしょう。
タスクを委譲しておくで、さまざまなランクの人が自分の求められるレベルに合ったタスクに取り組むことができます。
結果的には、業務をより円滑に回すことができるようになり、仕事に好循環が生まれることで自身だけでなく、他者および企業にとっても良い効果があります。
まさに、「三方よし」です。
より重要なタスクにフォーカスする、ただしサポートは忘れない
前章で、自分がやらくてもいいタスクは別の人に委譲したほうがよいということをお伝えしました。
では、タスクを委譲した本人は、その後どのようなアクションをとればよいのでしょうか。
１つは、自分自身に求めれているレベルのタスクを実行することです。
２つ目は、タスクを任せた相手のサポートをすることです。
ポイント１：よりレベルの高いタスクに取り組む
自身のキャリアがアップしたあとは、自身の求められているレベルのタスクやパフォーマンスを発揮できるようにつめましょう。
会社の中で役職がついたり、給料が上がるということは会社が考える自身の価値があがったということです。
言い換えると、より高いパフォーマンスや能力が期待されているということです。
その期待を実現するために、自分が注力すべきタスクを見極め、注力することを意識しましょう。
キャリアがアップしたからといって、最初から難易度の高いタスクや初めてのタスクをこなせるわけではありません。
いってしまえば、経験したことがないタスクに取り組むという面では、新卒社員と同様です。
（これまでの業務経験からの類推などにとって、飲み込みのスピードはもちろん異なりますが）
そういった中で、
自身にキャリアにあぐらをかかずに、より良いパフォーマンスを発揮できるように全力を尽くすということは、基本ではありますがとても重要なことです。
また、こういった状況はないことを祈りますが、
もし手が空いてしまって時間を持て余している場合には、業務をより効率的に時効する方法や仕組みを考えることも有効です。
ポイント２：委譲した相手のサポートをする
二つのポイントは自分のタスクに注力するのと同時に、タスクを委譲した相手が円滑に作業を進めることができるようにサポートすることです。
自分がこれまで行っていた内容を他者に委譲するときには、その相手が仕事をする上でつまづかないように事前準備やアフターサポートをする必要があります。
事前準備としては、以下二つのことを実施しておくと、物事が円滑に進みます。
- タスクの明確な説明
- サポートとフォローアップ
1つ目について、タスクを任せる際には、具体的で明確な説明を行うことが大切です。タスクの目的や、成果物のレベルなどを明確に伝えることで、タスクをする上での指針を与えることができます。
２つ目について、タスクを任せた後も、進捗状況の確認や質問への回答、必要な情報の提供などをすることで相手をフォローします。
任せる人がいないときは、上司に相談する
ここまで、タスクを任せることを前提に話を進めてきました。
しかし、会社の状況によっては、任せる相手がおらず自分ひとりでタスクを実施しなければいけないということも多いかと思います。
（実際に筆者もそういったプロジェクトに配属されることがありました）
そういった場合には、
直属の上司に人員を増やすことができるかどうか相談してみるのも一つの方法です。
人員配置的に割り当てる人がいなかったり、人員を割くほどの優先度が高くない仕事の場合はしょうがないですが、内容によっては新人や自分よりも年次の低い人を割り振ってもらえることもあると思います。
タスクを任せられる人ができたら、自分がやらなくてもいいタスクは積極的にその人に任せるようにしましょう。
（任せるときには前章で記載した内容に注意していただければとおもいます）
そして、自分の手が空いたら、その仕事をより発展させるようなタスクや直属の上司が行なっているタスクを代わりに受け持つようにしてみましょう。
これにより、より幅広い階層でタスクの委譲が行われることになり、会社のタスクの流動性が高まります。
これの活動を広げていくことで、自分個人としては仕事での成長を得ることができるだけでなく、上位層にいる人材が高レベルのタスクに取り組めるようになり会社としての成長につながります。
おわりに
本日は、ピラミッド組織で仕事をする上に重要となる「タスクの委譲」についてご紹介いたしましたが、いかがでしたでしょうか。
人材の枯渇や賃金上昇が起きない企業では、タスクの削減や自動化が急ピッチで行われています。
そういった中で、より専門性の高い人材が高難易度のタスクに取り組んだり、会社の次の時代を担っていく人材が重要なタスクに取り組むことができるような環境を作ることは非常に重要です。
自身のレベルに合わせて、適切なレベルのタスクに取り組むことができるように、上位者はもちろん、中堅社員も適切にタスクを委譲していきましょう、（できれば権限も一緒に委譲できるとなおよし）
そして、個人のスキルアップを実現し、より高い生産性を発揮すること。
そして、会社がより成長し、よりよい社会を実現できればと思います。
それではまた次回の記事でお会いしましょう。
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