ネットの世界からこんにちは。むぎです。
新年もあけて、仕事も本格的にはじまりましたね。
そんな新年だからこそ
より生産性を高めて働いていきたいと思いませんか。
そこで2021年を振り返ってみて、
どうしたらもっとパフォーマンスを上げることができるだろうと考えてみました。
時間を一番確保しやすい方法としては
ミーティングの時間を削減することではないでしょうか。
そこで本日は
無駄なミーティングとはどのようなものなのか、
そしてそこから脱出する方法について考えてみたいと思います。
生産性があがらない日本
まず最初に日本の生産性について考えてみます。
日本の労働生産性が低いということは各所で言われていますが、
具体的にどのくらい低いかを調べてみました。
公益財団法人日本生産性本部の調査によると
日本の時間あたりの労働生産性は49.5ドルでOECD加盟国38カ国中23位です。
これはアメリカのど労働生産性の6分の1で、下から数えたほうが早いということです。
さらに一人当たりの労働生産性にしてみると28位ということでさらに低くなります。
この結果から
日本人がいかに生産性低く働いているかという現実を突きつけられます。
嘆いてばかりいてもしょうがないので
どうすれば生産性を下げている原因を考えていきましょう。
無駄なミーティング
低下要因は複数あると思いますが、その中の一つとしてミーティングが挙げられます。
パーソル総合研究所と立教大学の調査では
１万人規模の企業で１年間に約６７万時間も無駄な会議に時間を費やしている
という結果があるそうです。
筆者も日々仕事をしている際に
「このミーティングに参加するのは時間がもったいない」と感じることが多々あります。
ここで注意したいのは
「無駄な会議を行う」と「無駄に会議に出席する」を混同しないようにすることです。
前者の「無駄な会議」に関しては、正直なところ判別が難しいなと筆者は思います。
無駄な会議の具体的な例としては
「メールやチャットで済む内容を会話して決めている」
などが挙げられるかと思います。
一方で、
「口頭で会話したほうが情報伝達がスムーズで早く終わる」
という考え方もあるかと思うので
一概に無駄と言いにくい側面があるかなと思います。
筆者が特に問題視しているのは、
後者の「無駄に会議に出席する」です。
業界にもよりますが、基本的には
発言しないミーティングに参加するのは時間の無駄
と考えられます。
というのも、
発言をせずに聞くだけの会議で得られるものはほとんどないからです。
（会社の事業方針を展開するようなミーティングは例外）
みなさんにも思い返していただきたいのですが
自分が発言しなかったミーティングの内容を覚えていられる人は
どのくらいいらっしゃるでしょうか？
おそらく多くの人が断片的にしか、
もしくはほとんど覚えていないと思います。
もちろんミーティングで聞いたことが後々役に立ったということもあるかと思いますが、
統計的に考えるとそういった例は少数ではないでしょうか。
当たり前ですが
発言しないミーティングに参加する時間が多ければ多いほど
本来自分がするべき作業に当てられる時間は少なくなります。
限られた時間を自分のするべき業務に使えるように
なるべく無駄なミーティングには参加しないようにしていきましょう。
なぜそれでも参加してしまうのか
そうは言ってもなかなかミーティングをやめられないという意見もあるかと思います。
無駄にミーティングに参加してしまう理由としては
以下のようなものが考えられます。
- 情報を見逃したくないから
- 上司に参加しろと言われたから
- 時間を潰したいから
- 他にやることがないから
ただ、そういった状況でも自分の意思を強く持ち
必要な会議のみに参加するようにしていきたいましょう。
具体的には以下のようにすれば、
マイナス要素を克服できるのではないかと思います。
■情報を見逃してしまう
議事録を見るようにしましょう。
議事録がない会議であれば作ってもらうか、それほど重要な会議ではない可能性が高いです
■上司に参加しろと言われている
なぜ参加する必要があるか聞いてみるのがいいと思います。
もしかしたら会議の内容を理解し発言を求められている可能性があるので、その場合は参加を継続して発言するようにしていきましょう。
■時間を潰すために会議に参加している
ないとは思いますが、この理由ならいますぐ参加をやめましょう。
自分的には楽できると思うかもしれないですが、その分のしわ寄せはだれかにいきます。
その結果、
全体のパフォーマンスを落とすことに繋がり、いつか自分にも跳ね返ってきます。
■他にやることがないから
業務に関係ある内容を学習したり、業務を効率化できる箇所を考えてみてはいかがでしょうか。
自分だけでなく、他の人にためにもなることをすれば感謝されたり評価されたりすることもあります。
他にもたくさん理由はあるかと思います。
大事なことは自分にとって最適なことをするのではなく、
クライアントや会社、同僚のために最適なことはなにかを考えることです。
上記のことを意識すると
ミーティングに参加することよりも大事なことをしているという
意思を持つことができるのではないかと思います。
MTGから抜け出す具体的な方法
無駄な会議から抜け出すためには具体的にどのようにすればよいでしょうか。
これは筆者の考えにはなりますが、
以下のようにされてみてはいかがでしょうか。
1.参加必須かどうかを確認する
まず本当にその会議に参加する必要があるかということを考え直してみてください。
必須ではない場合は、普段自分が発言しているか思い出してみてください。
もし発言していないなら参加しなくてもよいはずです。
2.参加必須だが無駄なときは主催者に確認してみよう
参加必須とはなっているが無駄な場合は、
主催者や上司に「なぜ参加する必要があるのか」を確認してみましょう。
このときに注意するのは、
「参加したくないから参加しない」ではなく「時間をより有益に使いたいから参加しない」
ということをきちんと伝えることです。
自分勝手に判断して欠席するとあとでいろいろ問題になる可能性もあるので
きちんとコミュニケーションをとるようにしましょう。
3.断る勇気を持つ
会議だけではないですが、
おしゃべりな人に付き合わされてい時間を使っている場合は、
断る意思を強くもちましょう。
特に先輩や上司の方の場合、断りにくいとは思いますが
毅然とした態度で「参加しない」と言うことが必要です。
上記をみて、
次回からは無駄なミーティングには参加しないぞという思っていただけたら幸いですが、
いくつか注意点もあります。
まず
一度に複数のミーティングを抜けるのではなく徐々に抜けるようにすること
です。
というのも
急に複数の会議を抜けると不審に思われるだけでなく
空いた時間の使い方をうまく活用できない可能性あります。
何事も始まりは小さくするようにしましょう。
そして
無駄なミーティングであることを指摘しないこと
です。
特に上司の方には言わないようにしてください。
これは無駄なミーティングと伝えられることで、
主催者を批判しているように捉えられてしまう可能性があるためです。
伝えるときは「時間を有効に使うため」ということを伝えるようにしましょう。
おわりに
本日は
生産性を上げるために不要な会議から抜け出す
ということをお伝えしてきました。
たかが会議、されど会議です。
会社員の場合、無駄な会議に参加している時間にもお給料を支払われていることを忘れてはいけません。
仮に自分が経営者だとしたら絶対に許せないですよね。
・無駄な会議には参加しない
・捻出できた時間をより重要な業務に使う
上記を意識して、貴重な時間を有益に使い
より高い生産性で業務を進めていきましょう。
それではまた次回お会いしましょう。
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